【通知】2017届毕业生六月份档案整理寄送工作的通知
发布时间:2017-06-16 10:19:30      点击数:1078

各学院: 

根据中国邮政集团公司《关于规范邮政机要渠道传递大学生档案等有关工作的通知》(中国邮政集团公司业务函〔2015〕117号),中国邮政集团公司浙江省机要通信局《关于高校毕业生档案由机要通信渠道改为标准快递渠道寄递的告用户书》,按照文件精神,大学生档案不再属于国家秘密载体,传递方式由机要通信渠道转为EMS标准特快专递传递。 

为确保大学生档案的安全、准确传递,经与中国邮政集团公司杭州市分公司协商沟通,现将我校档案寄送工作有关事项通知如下: 

一、档案专用信封的使用 

1、毕业生档案装入印有浙江工商大学招生与就业指导处的档案袋。 

2、档案袋的外面将采用邮局订制的“高校学生档案专用”信封封装,无此专用信封,档案接收部门不予接收。 

二、档案归档 

1、各院必须委派专人负责毕业生档案整理寄送工作,按时按要求完成本院毕业生档案整理工作。 

2、档案整理工作请务必重视,如果是学生整理,必须有辅导员进行全程监督和指导。 

3、按照《浙江工商大学学生档案目录》顺序整理。 

4、按照人事档案管理的有关规定,档案材料必须完整齐全才能转递。因此,学院将每个毕业生的所有档案材料收集齐全,整理档案时一次性完成归档工作,避免因重复归档而造成档案整理、投递延误,进而影响毕业生就业或升学。 

5、入党志愿书是重要的档案材料,请学院提前进行自查审核,务必将其一一归入毕业生档案。 

6、毕业生的违纪处分决定必须放入档案,学院如找不到处分决定请联系学生处。 

7、由于档案寄递方式由机要改为EMS,所以不再采用以往的市内、市外分类方式。各学院毕业生档案寄递信息汇总单按照本、研分开,专业和班级分类,按学生学号排序。 

三、档案寄件单填写 

1、按照邮局下发的档案收寄信息表准确填写学生档案投递信息,做到接收单位的全称、详细地址(所在省、市、区县及具体门牌号码)、收件人名称和电话(如没有指定的联系人,填写档案接收的部门即可)填写完整、准确,以免因单据填写不当,档案无法及时投递,进而影响学生就业。 

2、电子版请一次性整理好,同一学院尽量使用一张寄递信息汇总单,以便汇总。填好后请于619日下午四点之前发送至邮箱:danganjiaoji@163.com。 

3、就业办在核对学院电子表后发送邮局,邮局打印面单并下发各学院,学院自行粘帖,并在面单四周加盖骑缝公章。 

四、档案寄递方式 

1、统一寄递 

等拿到泡沫信封和打印好的面单之后,学院按照要求整理好毕业生档案并装入泡沫信封、贴好面单,将档案和加盖公章的寄递信息汇总单(一式两份)在622日下午四点之前上交至学生活动中心105,由就业办与邮局对接交寄。统一寄递只针对一本和二本学生,三本学生档案需要交到杭商院。 

2、档案自带 

学生如自带档案,学生需提供档案接收单位开具的允许学生本人自带档案的证明,由学院自行办理,并做好登记和材料留存工作。自带档案学生信息要及时反馈给就业办。 

3、零星寄递 

在每次统一寄递档案间隔期间,如有学生急需办理档案寄递,请各学院到就业办领取档案袋和泡沫信封以及面单进行填写并自行寄递(可送往学校传达室),然后根据统一寄递汇总表格式填写好寄递信息和快递单号,等到本年度档案寄递工作结束后统一汇总交于就业办。 

4、机要寄递 

有部分单位只接收机要档案,请各学院联系档案馆(综合楼一楼东侧)借用机要本,由老师带档案和机要本进行寄递,暑假期间请关注档案馆值班时间和值班人。通过机要寄递档案的学生信息要及时反馈给就业办。 

五、档案封装 

1、毕业生档案袋需封口并加盖学院党委(总支)公章,封面填写档案投递单位、学院、班级、姓名等信息。 

2、在EMS邮寄面单四周加盖学院党委(总支)公章。 

六、档案查询 

1、网上查询 

档案寄出后,就业办会在一周内把快递单号发布在就业信息网,毕业生可根据EMS单号登陆http://www.ems.com.cn/查询档案流转信息。 

2、电话查询 

档案发出后毕业生可根据EMS单号与邮局联系查询,联系电话:11183。 

3、退回档案 

有部分学生的档案因故退回到学院,请各学院关注收发室邮件,及时处理。 

七、其他事项 

1、开发区局只接收毕业生档案,其他物品及资料都不予接收和邮寄。 

2、学院要认真核对毕业生档案资料,避免漏放、错放现象。 

3、学院须做好每一位毕业生档案去向登记,在档案寄送结束后,将所有毕业生档案寄送的电子版本发送就业办,同时在就业信息网登记每位毕业生的档案寄送信息,以便学生自行查询。 

4、学院应及时通知每位毕业生查看档案接收情况,避免超过查询期无法查询档案。 

5、其他问题可联系就业办,联系人:张强,联系电话:28877585。 

  

                         毕业生就业办公室 

                           20176月9

                                

 

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